Hogyan szervezzen otthoni nyilvántartó rendszert 7 lépésben

01/07

Hogyan készítsünk el egy papíralapú adattárolást és tárolórendszert, amely örökké fog dolgozni

A küzdelem valóságos: a papírokat és a papírzakodást kezelik a gödrök. Ezért fontos, hogy hozzon létre egy könnyen elvégezhető otthoni bejelentési rendszert, amelyet valóban használ. Ma ez az, amit együtt fogunk csinálni.

Cél

Tanulja meg, hogyan hozhat létre otthoni bejelentési rendszert, amelyet az életed végéig használ. Rugalmasnak kell lennie az életmód megváltoztatásához, és egyszerűnek kell lennie, így tényleg megmarad.

Amire szükséged lesz

• Felvételi szekrény vagy fájl doboz
• Lógó fájl mappák (szeretem ezeket a színeseket, amelyek fent láthatóak)
• Asztali fájltartó
• tépőgép
• Szemeteskosár
• Fájlmappák
• Címkészítő vagy toll

Időzítés

Ez egy hétvégi projekt. Nem javasoljuk, hogy ezt egy munkanap / iskola hosszú munkanapján, hétvégén kezdjék el. Indítsuk el ezt egy szombat vagy vasárnap reggel, egy csésze kávéval vagy teával felfegyverezve, és kapjuk meg ezt a hozzáállást.

02, 07

Gyűjts össze minden papírt együtt egy helyszínen

Az első lépés az otthoni archívum beállítása, hogy az összes fájlt és papírt ugyanarra a helyre foglalja össze, így rendezheti, újrahasznosíthatja és szétoszthatja. Miután mindent egy helyszínen a következő előnyökkel bír:

1. Ezzel a feladatra koncentrál. Amikor megpróbálsz el kell végeznie egy olyan feladatot, amelyet nem kell izgatnia (mint például a bejelentés), bármilyen kifogás, hogy vándoroljon, és elkezdje egy újabb projektet. Ha minden tartozékod van (itt felsorolva) és az összes papírt egy helyen, akkor tényleg nincs mentséged, csak ásni.
2. Alaposabb leszel. Az otthoni feltörés elôrehaladása azt jelenti, hogy nem kell több hét múlva megismételni a feladatot, amikor egy elfelejtett papírköteget talál a mosókonyhában.

Néhány hely, ahol papírokat keresnek (kivéve a nyilvánvaló íróasztalok, iratszekrények és postafiókok):

1. A nappali. Papírok hajlamosak a nappaliban felhalmozódni, mert gyakran nem tudjuk, mit kell csinálni velük. Ezért mindig olyan papírokat kell elhelyeznie, amelyekről nem tudhatod, hogy mit tegyek még a postaládámon a dobozban.
2. Táskák . Hátizsákok, táskák, kézitáskák, edzőzsákok és bőröndök.
3. A konyha. A papír cölöpöknek van módja a konyhában való befejezésnek. Ennek az az oka, hogy a konyha gyakran az első hely, ahol az ajtón sétálunk.

Szóval gyűjts össze minden papírt, aztán ...

Válasszon egy jó helyet egy kemény felületen, amelyen 5 cölöpöt hozhat létre. Ez lehet a konyhaasztal, a vendégszobai ágy vagy az asztal, ha elég nagy. Ha nincs elég felületed, akkor a padló is működik.

Ha sok papírja van, a cölöpök megdőlhetnek, majd dobozokat, vagy akár karton dobozokat használhatnak. Jelölje meg őket, hogy különválasztják őket, és elkerüljék a hibákat - például, ha véletlenül a tavalyi adóbevallásokat a "recycle" dobozba dobták.

03. 07. sz

Különítse el papírjait öt kategóriába

Most itt az ideje, hogy leálljon az üzletbe. Minden papírt meg kell érintenie, és el kell döntenie róla.

Szabály: Minden papírdarabon döntést kell hoznia. Ez az öt kategória egyikébe fog menni:

1. Tennivaló: Olyan papírok, amelyekre be kell lépni, majd el kell dobni. Ne tévesszük össze ezeket a "Háztartás" kategóriába tartozó kategóriákkal. A háztartási dokumentumok tartósan benyújtásra kerülnek, az akciófájlokat egyszer használják, majd eldobják.
   Példák: meghívók, parkolójegyek, találkozó emlékeztetők, házi feladat, számlák stb.

2. Archívum: Olyan papírok vagy dokumentumok, amelyekre fel kell függesztenie, de évente többször vagy kétszer nem kell hivatkozni vagy használni.
   Példák: adóbevallások, orvosi feljegyzések, akadémiai feljegyzések, bizonyítékok, amelyekben részt vett a zsűri kötelességeiben, tettei, lízingei, szerződései stb.

3. Háztartás: Ezeket a papírokat használja, hogy a házat (és az életet) fusson.
   Példák: kuponok, receptek, felhasználói kézikönyvek, ez évi adók bevételei, dokumentumok a közelgő utazásokra stb.

4. Újrahasznosítás: Olyan papírok és dokumentumok, amelyek nem tartoznak a fenti kategóriák közé, és nem tartalmaznak személyes adatokat.
   Példák: Levélszemét, munkalapok olyan szemináriumról, amelyre már nem érdekel, újságok, magazinok, régi házi feladatok, amelyekre nincs szüksége, borítékokat stb.

5. Szétbontás: Olyan papírok és dokumentumok, amelyek nem tartoznak az 1-3. Kategóriába, de tartalmaznak személyes azonosítási információkat.
   Példa: Hitelkártya-ajánlatok, régi bankszámlakivonatok, számlák stb.

04, 07

Declutter + Discard dokumentumok és fájlok, amelyekre nincs szükség

A legnagyobb bolyhosod újrahasznosítható. Újrahasznosítsd azokat először - itt az a célja, hogy a lehető leggyorsabban elfedje a papír mennyiségét.

Ezután szét kell szedni az aprítót - ez magában foglalja mindazokat, amelyek azonosítják Önt a neved és a címed túl.

Alternatívaként ez a Guard The ID Roller a The Container Store-ból meglehetősen kedvező árú és nagyon praktikus azok számára, akiknek rosszul van az aprítója. Így egyszerűen bélyegezheti ID-adatait, és újrahasznosíthatja az e-maileket és a dokumentumokat személyes adatokkal, ahelyett, hogy megsemmisítené őket.

Most, hogy eldobtad a szemetet, itt az ideje, hogy leállj egy olyan rendszer létrehozására, amely:

1. Könnyen használható, így valóban használhatja ;
2. Elég rugalmas az életváltozások és az új projektek befogadására; és,
3. Biztos, hogy ha valamit gyorsan meg kell találnod, megtalálod.

A szépség itt az, hogy tovább csökkentheti ezeket a kategóriákat, attól függően, hogy mennyi papír van otthonában vagy otthonában.

05/07

Archiválási fájl létrehozása otthoni rendszerezéshez

Elég könnyű eldönteni, hogy mely papírok mennek be az archív fájlba. Ezek a legfontosabb papírok, amelyek a saját tulajdonában vannak. Bizonyítanak, hogy Ön és a családja létezik, az adókat, a saját otthonát és az autókat, a főiskolán végzetteket, útlevéllel vagy vízummal utazhat az országán kívül. Ha egy vállalkozás tulajdonosa vagy több tulajdonod van, akkor ez a fájl még nagyobb lesz.

Az alábbiakban olvasható az alapok listája:

• adóvisszatérítés
• orvosi feljegyzések
• tudományos feljegyzések
• bizonyítékot szolgáltatott a zsűri kötelességére
• cselekedetek
• lízing
• szerződések
• útlevelek
• így a biztonsági kártyák
• foglalkoztatási nyilvántartások
• keresztelői bizonyítványok
• életbiztosítási / nyugdíjazási dokumentumok

Tárolja ezeket a papírokat a fájlkészletben a címkézett mappákban. Fontolja meg a tűzálló doboz megvásárlását, miután megkezdi a "cuccok" megszerzését, hogy biztonságban maradhasson.

tartsa meg a gyakran használt fájlokat (más néven néhányszor évente) a fronton. Ellenállj a késztetésnek, hogy megszervezzük ezt a helyet, mert ha túlságosan konkrétak vagyunk, valójában nehezebbé válik a dolgok megtalálása, ha valóban szüksége van rájuk. Általában, ha beolvad az archív fájlba, valóban szüksége van arra a papírra, hogy a lehető legegyszerűbb legyen magadnál.

Itt vannak a kategóriák:

• Akadémiai
• Autó
• Foglalkoztatás
• Pénzügyi
• Egészség
• ID
• Biztosítás
• Ingatlan

Szervezze őket betűrendben, de tartsa az ID-fájlt előre. Ez olyan, mint a születési anyakönyvi kivonat, útlevél, társadalombiztosítási kártya és a keresztelői igazolás. Ez is ott van, ahol meg kell őriznie házassági engedélyét.

Ezeknek az iratoknak a tárolásához erősen fontolja meg a High-Security Deed Box-ot, amely kevesebb, mint 50 dollár, nagy érték *. Egy másik lehetőség a High-Security Prescription Box. Ezt az orvosi ellátásra tervezték, de könnyen el lehetett tartani több iratgyűjtő papírt.

Beállíthatja saját barkáit a saját fájljaiddal, vagy használhatja a FileSolutions Home Filing System alkalmazást.

* Ha elveszíti ezeket a fájlokat, akkor sokkal többet fog fizetni, sokkal többet, hogy másolatokat kapjon a regisztrátoroktól, a város / városi titkárságtól, az akadémiai intézményektől stb., Így 50 dollár érdemes, intelligens befektetés.

06, 07

Rendeljen egy háztartási fájlt

Itt van egy jó hüvelykujjszabály, hogy mit kell tárolnia a háztartási fájlban: Bármi, amire szüksége lehet a jövőben, de most nem kell intézkednie, ez nem tartozik az archív fájlba. Példaként használja saját háztartási fájlját (úgynevezett Háztartási munkafüzet), hogy jobb képet kapj arról, hogy mi tárolja ezt a fájlt, és mit ne.

Először is, egy fájlkészlet vagy bin helyett létrehoztam egy kötőanyagot szakaszokkal, majd zsebekkel olyan dolgok tárolására, mint kuponok és ajándék kártyák. Használhatja ezt a kötőanyagot, és tartalmazhat szakaszokat az alábbiakhoz:

• Kuponok / Groupons
• Ajándékkártya
• Dokumentumok a közelgő kirándulásokhoz / utazáshoz
• Az általam benyújtott javadalmazások, és vártam, hogy visszaadjam a visszajelzésemet
• Nagy bevásárlási tételek, például egy készülék vagy nagyméretű bútorok bevételei
• Zsebünk minden jutalmazási kártyáért
• Jegyzetek és referenciaanyagok az elkövetkező projektekhez
• receptek *
• Adók bevételei
• Autó / home / bérlő biztosítási politikája

Valószínűleg csak a legtöbbet beolvashatod egy Evernote-fiókba , de akkor, amikor szükséged van rá, újra ki kell nyomtatnia, ezért tegye be ezt a noteszgépbe, és hívja a háztartási munkafüzetnek.

* Tartson egy külön fájlt azokhoz a receptekhez, amelyeket egy napon vissza akar térni, de nem.

07, 07

Akciófájl beállítása

Az akciófájl azok a papírok, amelyekre be kell lépni, majd el kell dobni. Bármely olyan dokumentum vagy papír, amelyet tartósan vagy hosszabb ideig (egy hónapon keresztül) kell benyújtani, valószínűleg a háztartási fájlba tartozik.

Az akciófájlok:

• Egyszer használják, majd eldobják; vagy,
• A fájlok, amelyekre várni kell.

Használjon egy dobozt, hogy tartsa ezeket a papírokat, és ajánljuk ezt a négyzetet. Válassza a narancsot, mert ez egy csillogó színű, és a gondolkodás az, hogy kapsz, hogy menjen át a doboz legalább hetente egyszer. Ez ugyanúgy megduplázható, mint az In Box, ami segít a levelek kezelésében .

Íme néhány példa arra, hogy mi maradjon az akciófájlban:

Beérkező levél:

• Bármi, ami az e-mailben kap, ebben a fájlban megy
• Bármelyik papírt, amit valaki kézbesít, vagy megragad és tépegez a táskájában, bejön ide

Naptár elemei:

• Meghívók a közelgő eseményekhez, valamint azokhoz az útvonalakhoz vagy válaszkártyákhoz, amelyek velük jönnek
• Számlákat kell fizetni, majd foszlani vagy újrahasznosítani
• Engedély az aláíráshoz
• Találkozó emlékeztetők

Fizetendő termékek:

• Parkolási jegyek fizetni
• Számlák fizetni

Elemek Várakozásomra:

• Nyugtázzon bármiért, amit nemrég vásárolt, ha vissza szeretne térni. Például ha egy csomagot kap az Amazon-tól, akkor a dobozba dobja a csomagolást, ha a termékek nem működnek, és vissza kell küldenie. Ditto az egyéb csomagokért.
• Fogadja meg bármit, amire várakozik. Például, ha egy számlát küldtél a biztosítótársaságnak, és megvárja a visszatérítést, akkor ebben a fájlban megy. Ha valamit visszatértél, és a visszatérítést a bankszámlakivonatodban vagy a hitelkártyaszámládomon látom, akkor ez a mező megy.

Lehet, hogy ezt a fájlt több kategóriába sorolja, de könnyebb mindent eldobni ebben a mezőben, majd egyszer, kétszer vagy háromszor hetente egyszer megy át. Ezen a ponton újrahasznosíthatja vagy szétfoszthatja azokat a dolgokat, amelyekre már nincs szüksége, fájlokat töltsön fel az Archívumban vagy a Háztartásban, és mindent megtesz, amire be kell reagálni. A cél az, hogy ez a fájl a lehető legkisebb legyen.

De ... a trükk az, hogy ezt a fájlt legalább hetente egyszer kell átvezetned, lehetőleg gyakrabban. Nagyon ajánlom, hogy ezt a feladatot beillessze a személyes hétköznapi szervezői rutinába , így viszonylag kis mennyiségű papírt tárolsz és tárolsz hetente egyszer, nem pedig