A megfelelő e-mail etikett fontossága

Volt már valaha e-mailt kapni, ami arra késztette a kérdést, hogy kik küldte? Vagy még rosszabb, küldött már egy e-mailt, amelyet később sajnáltad?

Ha egy rossz e-mail fogadó vége, akkor rázza a fejét, és megpróbálja kitalálni, mi a földön a másik ember gondolkodik. Az, aki elküldte, tönkreteszi az egyébként nagyszerű napot, és később kedvezőtlen következményekkel járhat.

Az e-mail leválogatásának sebessége teszi a kommunikáció előnyben részesített módját. Függetlenül attól, hogy személyi vagy üzleti e-mailt küldesz, a megfelelő etikettet követve elengedhetetlen a félreértés vagy kemény érzések megakadályozása érdekében.

Kövesse az Arany Szabályt úgy, hogy kezeli a címzettet, ahogy azt szeretné kezelni. Mielőtt a "küldés" gombra kattintanál egy e-mailben, vegyél egy percet, és adjon hozzá egy extra átolvasást. Az e-mail hatékony használata pozitív megvilágításba hozhatja a felügyelőt, és még akkor is élvezheti az élvezetet, amikor eljött a promóció ideje .

• 01. oldal, 10

  Ne vállalja a magánélet védelmét

  Ne feledje, hogy vállalata és személyes e-mailje nem lehet privát. A cégnek joga van olvasni az irodából küldött bármit, ezért soha ne írjon és küldjön személyes vagy nagyon érzékeny információkat a munkából. Az otthoni személyes e-mailek továbbíthatók, ezért ne írjon semmit írásba, ami problémát okozhat, ha rossz személyhez jut.

• 02. oldal, 10

  Tartsa távol a támadó észrevételeket

  Kerülje a sértő megjegyzéseket az e-mailben. Ez magában foglalja a rasszista, szexista vagy negatív megjegyzéseket egy másik személyről vagy cégről. Ha offenzív e-mailt kap, ne válaszoljon és ne továbbítsa senkinek. Soha ne használjon e-mailt, hogy mondjon el bármit, ami tévesen értelmezhető a főnöke számára .

• 03. oldal, 10

  Ne kiabálj

  Ne felejtsük el, hogy amikor beírja az összes sapkát, az e-mailje kiabálva jelenik meg. Vannak, akik azt hiszik, hogy könnyebben olvasható az üzenetük, de ez nem így van. Használjon olyan betűtípust, amely egyszerűen a szemre néz, ha normál esetben betűket olvas.

• 04. oldal, 10

  Szerkessze az üzeneteket

  Szerkesztheti e-mailjeit, mielőtt elküldené őket. Használd a helyesírás-ellenőrzőt, és menj át az összes üzleti e-mailen, hogy megbizonyosodjon róla, hogy megfelelő nyelvtani. Mindig szeretné bemutatkozni, mint szakember a levelezésben. Ellenőrizze a személyes e-mailt, miután befejezte az írást, hogy megbizonyosodjon róla, hogy a kívánt pontot átveszi Egyetlen szó lecserélése megváltoztathatja egy mondat jelentését.

• 05. oldal, 10

  Válasz óvatosan

  Ismerje meg a megfelelő módon válaszolni a kapott e-mailekre. Ügyeljen arra, hogy a feladó és a többiek a "to" és "cc" mezőkben figyeljenek. A lehető leggyorsabban reagáljon, ne hagyja, hogy a "mentett" mappája túlságosan eltört legyen.

  Kerülje el a "válasz mindent" késztetést, mielőtt látja, hogy ki szerepel a fejlécen. Válaszad össze tudja zavarni a többieket a listán, vagy felesleges információkat küldhet az embereknek, akiket nem ismersz. Az egyetlen alkalom, amikor a "válasz mindenkinek" gombra kattintasz, ha biztos benne, hogy mindenkinek szüksége van a küldésre váró információra.

• 06. oldal, 10

  Ismerkedjen meg az e-mail eszközökkel

  Ismerje meg az e-mail eszközeit és típusát. Ez magában foglalja a "to", "cc", "bcc" és a tárgysorokat. A fő címzettnek a "to" mezőben kell lennie. Ha valakinek másolnia kell, akkor általában hozzá kell adnia a személyt a "cc" vagy a "carbon copy" mezőhöz. Ha valakit másolnia kell anélkül, hogy a listán megkapja az e-mailjét, használja a "bcc" vagy a vak másolást. Csak azokat az embereket másolja, akiknek ismernie kell a küldő adatait.

  Soha ne továbbítsa az e-maileket. Ezek egyre nehezebbé válhatnak, és elronthatják az emberek e-mail fiókjait a bosszúság szempontjából . Nem akarsz olyan személyré válni, aki olyan üzeneteket küld, amelyek esetleg nem igazak.

  Mindig be kell töltenie az üzleti témához kapcsolódó e-mail címsorát, és a személyes e-mailben preferált. Tartsa a téma vonalát a lehető legrövidebbre, és csak egy témája legyen levelezésenként.

• 07. oldal, 10

  Tartsa rövidnek

  A legtöbb ember inkább rövid e-maileket szeretne, mint hosszú, szóbeli üzeneteket. Ha lehetséges, mondja el a pontot néhány mondatban. Hosszabb üzenetet indítson egy bevezető bekezdéssel, amely lehetővé teszi, hogy az emberek ismerjék az alapokat. Ha egynél több téma van, oszd el az üzeneteidet egynél több levelezésre, egy téma e-mailben.

• 08. oldal, 10

  Nézze meg a hangját

  Tartson pozitív hangot az e-mail kommunikációban. Ne felejtsd el, hogy a snarki megjegyzések szokatlanabbnak tűnnek , mint viccesnek. Mentse el a szarkasztikus humort a hangos kommunikációhoz, hogy mások hallják a hangod hangját. Ez magában foglalja a haragot is. Mindig el kell kerülnie a dühös e-mailek küldését, vagy azzal a kockázattal járhat, hogy megsértheti valakit, akivel dolgozik vagy gondoskodik róla.

• 09. oldal, 10

  Használjon elsőbbségi zászlókat mérlegeléssel

  Ha magas prioritású zászló van, akkor csak akkor használja, ha szükséges. Ha túl sok felhasználást használ, az ellenkező hatást fogja elérni, és elküldi e-mailjeit a címzettek prioritási listájának aljára.

• 10/10

  Jelentkezzen a nevére

  Ne felejtse el aláírni az e-mailjeit. A címzettek bosszúsak lehetnek, ha felfelé kell görgetniük, és kideríteniük, ki küldte nekik az üzenetet. Ha telefonon vár választ, feltétlenül vegye fel a számot, még akkor is, ha ismeri az illetőt. Az e-mail célja, hogy időt takarítson meg, és le kell állítania, hogy mit csinál, lassítja a dolgokat. Ha rendelkezik egy aláírási sorral, akkor tartsa frissítve a megfelelő e-mail címmel és telefonszámokkal.