Alapvető e-mail etikett

Az e-mail az egyik legfontosabb módja annak, hogy az emberek most írásos kommunikációt küldjenek, és nem valószínű, hogy valaha is változni fog. Ez egyszerű, gyors és nem igényel bélyeget.

Elmúltak azok a napok, amikor egy vagy több levélre vagy válaszra várni kell az e-mailben. Nincs szükség vészhelyzetekre a postahivatalnál, hogy mérlegelje a borítékokat, és vegyen fel elegendő bélyeget a számlákhoz és a betűkhöz. Valójában sokan soha nem is foglalkoztak borítékkal, és nem küldtek levelet az Egyesült Államok Postajával.

Az e-mail az egyik legegyszerűbb és leggyorsabb módja a személyes és az üzleti kommunikációnak. Ez olyan jelenséggé vált, hogy az egyre megbízhatóbb Egyesült Államok postai szolgálata küszködik, hogy megtalálja a módját az üzleti életben.

Nem meglepő tehát, hogy az e-mailek etikettje , melyet gyakran a Netiquette-nak neveznek, forró téma a jelenlegi kultúra számára. Az e-maileket minden nap az amerikai lakosság széles köréből küldik. A legtöbb vállalkozás e-mailt használ a napi munkatársakkal való kommunikációhoz. Szinte minden háztartás legalább egy számítógéppel rendelkezik internet-hozzáféréssel, és ezeken a háztartásokon anyukák, apák, gyerekek, tizenévesek és talán még a nagyszülők is, akiknek mindegyike vagy nagy része e-maileket fogad és küld.

Mikrohullámú, internetes irányítású társadalomban élünk, és senki sem akar időt igénybe venni egy hosszú levelet, még ha sokkal intimabb és személyes is. Még mindig sok olyan körülmény létezik, amelyben az e-mail jobban működik, mint a csigaüzenet.

Íme néhány etikett-dosszié, és nem kell szem előtt tartani, amikor e-maileket készít.

1. Készít. Mielőtt elkezdi begépelni az e-mailt, függetlenül attól, hogy ez egy kezdeti megjegyzés vagy válasz, akkor kérdezze meg tőle, hogy mi az, amit szeretne kommunikálni. Röviden, mi a célja az íráshoz? Miután megtudta, elolvashatja a kitöltött e-mailt, mielőtt elküldi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy eleget tett a célnak. Ha ez teszi az osztályt, akkor küldje el; ha a szöveg zavaró, kemény vagy homályos, akkor talán újra kell kezdened.

1. Kommunikálni. Ne feledje, hogy kommunikál egy valódi emberrel, aki megkapja ezt a levelet. Ezt szem előtt tartva, címeznie kell a személyt név szerint, és tiszteletteljesnek kell lennie. Ha ez egy válasz a fogadott e-mailre, akkor érdemes időt szánni a feljegyzés korai kérdéseire vagy kéréseire.
2. Lélegzik. Mindannyian bűnösnek vagyunk, hogy elvesztettük a nyugalmunkat. Ha olyan e-mailt kap, amely feldühödött vagy felborít, akkor ne reagálj természetesen. Vedd fel a nagy utat, és válaszoljon csak arra, hogy nyugtázza az átvételt, vagy egy kis időt vesz igénybe, mielőtt reagálna, hogy nyugodjon le és válaszoljon egy jól átgondolt üzenettel. Soha nem akar válaszolni egy e-mailre (vagy más kommunikációs formára) a haragban. Amikor dühösek vagyunk, hajlamosak vagy olyan dolgokat mondani (vagy írni), amelyeket vagy nem vagyunk, vagy nem kell mondanunk. Ne feledje, hogy ha az e-mailje elküldik, akkor örökre ott van.
3. Legyen átlátszó. A tárgysornak tényleges ábrázolása kell hogy legyen, miért lép kapcsolatba a címzettrel. Olyan kifejezéseket használjon, amelyek az e-mail témájához kapcsolódnak. Ez igaz, hogy üzleti vagy személyes e-maileket készít. Például, ha e-mailt írsz anyádnak a jövő héten tett látogatásairól, a tárgysorban olvashatnod kell valamilyen "látogatásodat".

1. Kutatás. Ha e-mail üzenetet küld üzleti ügyintézőnek, helyénvaló a vezetéknevét és címét használni. Végezze el a kutatást és címezze meg helyesen a címzettet. A cég elnöke Taylor úr vagy Taylor elnök lehetett.
2. Helyesírás-ellenőrzés. A helyesírás-ellenőrzés használata fontos, ha írásban kommunikál. Ha egy hibával teli levelet küldesz, azt közli, hogy nem vagy gond, vagy nem veszi figyelembe a részleteket. Próbálja mindig futtatni a helyesírás-ellenőrzést, vagy használjon olyan programot, amely automatikusan korrigálja. Aztán olvassa el újra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szavak, amelyeket használni szeretne, nem voltak automatikusan korrigálva valami másra.
3. Lektorált. Vegye figyelembe az extra néhány másodpercet vagy percet, amire szükség van ahhoz, hogy gyorsan leellenőrizze az elküldeni kívánt e-maileket. Vegye ezt az időt a kellemetlen mondatok szerkesztéséhez vagy a hiányzó írásjelek elhelyezéséhez.

1. Figyelj a hangra. Néha előfordulhat, hogy az e-mail különbözik a szándékától. Az e-mail hangja nagyon fontos, és ugyanolyan fontos, mint az üzeneted. Mivel ez írásos kommunikáció, győződjön meg róla, hogy hangja kellemes, és hogy ez egy igazi ábrázolása, amit mondani szeretne. Ne felejtsd el, hogy a címzett nem hallja a hangodat, vagy a mosolyt az arcodon. Hacsak nem akarsz előterjeszteni mindent, amit írsz, akkor kerülj minden olyan nyelvet az e-mailben, amelyet bármilyen módon félre lehet érteni.
2. Légy rövid és édes. Ne írjon regényt e-mailben. A legtöbb ember valóban nem akar annyit olvasni egy e-mailben. Ha az e-mailnek feltétlenül hosszadalmasnak kell lennie, próbálja segíteni a címzettet a kulcsfontosságú fogalmak kiemelésével, golyópontok segítségével vagy összefoglalva a tárgyat a nyitó bekezdésben.
3. Kommunikálj jól. Nem akarod összezavarni az olvasóidat, ezért vegye figyelembe az időt, hogy világos és tömör legyen az írásában. Ha e-mailt küldesz egy barátodnak, akkor az írási stílusodban még alkalmi lehet. Ha azonban ez üzleti kommunikáció , használja a megfelelő nyelvtant, és ne használjon szimbólumokat vagy emojit, amelyek kevésbé hivatásosnak tűnnek.

Az e-mail kommunikáció nagyon népszerű. Szánj időt az Arany Szabály elfogadására, és hosszú utat kell megtenni ahhoz, hogy polírozott netiquette profi legyen.

Szerkesztette Debby Mayne