Gyors ellenőrzőlista a dokumentumok megőrzésének időtartamáról + a kibocsátásról
A papír fájdalom, és az otthoni nyilvántartó rendszer kezelése lehet húzás, de bizonyos dokumentumoknak, amelyekre tényleg fel kell függesztenünk, mert soha nem tudhatjuk, mikor lesz szükségük rájuk. Itt van egy alapozó arról, hogy mennyi ideig kell megőrizni a dokumentumokat, és mikor végzett velük, melyeket meg kell szétszedni. Ez gyors referencia-útmutatóként szolgálhat egy működőképes otthoni nyilvántartó rendszer létrehozásához és karbantartásához.
Először is gondoljon arra, hogy csökkentse a beérkező papír mennyiségét, és végül kisebb vagy kisebb mennyiségű fájlt kell szednie.
Ez azt jelenti, hogy megszabadulni a levélszemétektől, feliratkozni az e-számlákra, és nem elfogadni a szórólapokat, a kuponokat, amelyeket soha nem fogsz használni, vagy más efféle mulatság, amit úgy érzed, mintha tudnod kellene, ha tényleg nem.
Ha valóban küzd a papírokkal abban a pontig, ahol úgy érzed, hogy elakadsz, akkor nyissa meg a professzionális szakembereket, akik vezethetnek a folyamatban lévõ folyamatokon keresztül.
A második lépés annak biztosítása, hogy jó levélkezelő rendszere van a helyén. Minél hatékonyabban kezeli az e-maileket, annál ritkábban meg kell majd csinálnia egy nagy bejelentési / aprítási / újrahasznosítási munkamenetet.
Elektronikus archiváló rendszer beállítása
Az elektronikus raktározási rendszer felállításával megszabadulhat a papíradagolásból, így helyet takaríthat meg és megszabadíthat a papírzavartól. Ez egy győzelem. Napjainkban az elektronikus nyilvántartó rendszer sok értelme van. Az induláshoz szkennerre és helyre kell telepíteni a fájlokat, a mappát a számítógépen vagy a felhőben és egy külső merevlemezt.
Állítson be általános mappákat a különböző típusú dokumentumokhoz (például: háztartás, adók, automata, születési anyakönyvi kivonat stb.). Nem szükséges pontosan meghatározni a dokumentum tárolását, mivel az elektronikus irattári rendszerek kereshetők.
Ezután szkenneljen minden dokumentumot és tárolja a mappában a tartalom szerint.
Fontos dokumentumok másolatainak megőrzése
A szuper fontos dokumentumokhoz a szakértők javasolják a másolatok megőrzését.
Ez azt jelenti, hogy egy példányt tárolni kell a felhő tárolóban és a másikat a merevlemezen. Ez azt is jelentheti, hogy egy példányt az elektronikus dokumentációban és egy nyomtatott példányban egy tűzálló széfben tárol.
Ezeket a dokumentumokat örökre tárolja
Ezeket a dokumentumokat örökre meg kell őrizni:
Academic Records - Diplomák, átiratok és bármilyen portfólió munkája, amely a jövőben alkalmazható munkahelyi jelentkezéskor.
Fogadványok
Baptismal Tanúsítványok
Születési bizonyítványok
Halotti bizonyítványok - Adózási célokra lehet szükség.
Vezetői engedélyek
Foglalkoztatási nyilvántartások - Bármely záradék, megállapodás, fegyelmi fájl és teljesítményértékelés.
Házassági bizonyítványok
Orvosi feljegyzések
Katonai feljegyzések
Útlevél
Nyugdíj és Nyugdíj-nyilvántartás
Szociális biztonsági kártyák
Wills
Mentse a rövidebb időtartamot
Ezek a dokumentumok olyan gyakran érintkezhetnek, mint havonta vagy hetente:
Bankszámlakivonatok - 1 hónap
Számlák - 1 év bármilyen adót vagy jótállást illetően, minden más számlát meg kell szüntetni, amint kifizetik őket.
Hitelkártya számlák - azonnal törölje a fizetést.
Home Improvement Receipts - Tartsd amíg otthon adják el.
Befektetési jegyzetek - 7 évvel a számla lezárása után, vagy eladta a biztosítékot.
Lízingek - Tartsa mindaddig, amíg ki nem költözött, és visszavette a letétjét a bérbeadótól.
Paychecks / Pay Stubs - 1 év, amíg megkaptad a W-2-et
Értékesítési bizonylatok - Tartsa a garancia élettartama alatt. Nyilvánvaló, hogy ez csak a nagyobb vásárlásokra vonatkozik, mint a készülékek és az elektronika. Általában csak a raktárak és a ruházati cikkek bevételeit tartom mindaddig, amíg tudom, hogy nem lesz szükségem az átvételi elismervényre.
Adódokumentumok - 7 év, beleértve a bejelentést és minden kísérő dokumentumot, például a W-2-et és a bevételeket.
Járműrekordok - Tartsa meg a hajót, autót vagy motorkerékpárt.
Hogyan lehet megszabadulni a dokumentumoktól?
A shredding dokumentumok a legfontosabb módja annak, hogy megvédjék magukat a személyazonosság-lopástól. (Olvassa el interjúval Jay Foley biztonsági szakértővel, hogy hogyan védekezzen az ellenséges lopástól). Arra kíváncsi, hogy mi lesz? Az általános szabály minden, amit a következő információkkal kell megszüntetni: számlaszámok, születési dátumok, leánykori nevek, jelszavak és tűk, aláírások és társadalombiztosítási számok.
Ismét ezek nem tudósok.
Itt vannak az alapok:
Ha a dokumentumok még mindig "aktívak", azaz referenciaként kell tartani őket, és egy egyszerű otthoni bejelentési rendszert kell létrehozniuk. Ez azt jelenti, hogy a dokumentumok tételenként kerülnek naplózásra, majd megszüntetésre kerülnek, ha már nem használják őket.
Milyen dokumentumok szétszednek
Ha befejezted ezeket a dokumentumokat, és már nincs szükséged rájuk, itt van, hogy foszlani (minden mást - például papírmunkát - csak újrahasznosítani).
ATM bevételek
bankkivonatok
Születési bizonyítvány másolatok
Törölt és érvénytelenített csekkek
Hitelkártya számlák
Hiteljelentések
Vezetői engedélyek (lejárt)
Foglalkoztatási dokumentumok, amelyek bármilyen azonosítóval rendelkeznek
Lejáratott útlevelek és vízumok
Befektetések számlája #
Jogi dokumentumok
Befektetési, készletezési és ingatlanügyletek
Aláírással ellátott tételek (lízing, szerződések, levelek)
Poggyászcímkék
Orvosi és fogászati nyilvántartások
Társadalombiztosítási számmal ellátott papírok
Jelszavak vagy PIN kódok
Költsön oszlopokat
Előre jóváhagyott hitelkártya-alkalmazások
Átutalások számlaszámmal, hitelkártyaszámmal vagy egyéb azonosító információval
Adó formák
Átírások, amelyek rájuk vonatkozó információkat azonosítanak
Utazási útvonalak
Használt repülőjegyek
Közüzemi számlák (telefon, gáz, elektromos, víz, kábeltévé, internet)
Győződjön meg róla, hogy van egy rugalmas bejelentési rendszer, amely megőrzi ezeket a dokumentumokat, és megszünteti azokat, ha már nincs szükségük.
Minden, amit meg akarsz tartani, be kell tartani, szervezni és benyújtani. Tetszik az otthoni nyilvántartó rendszerem.