Napi munkámban kommunikációban dolgozom, főleg nonprofit szervezetek számára. A munkám részeként azt is magában foglalom, hogy biztosítsuk, hogy mind a belső, mind a külső kommunikáció számára stratégia álljon rendelkezésre. Ez magában foglalja egy irodai mozgás tervének kidolgozását is, amelyet jelenlegi szervezetem a következő hat hónapban tervez .
Bár úgy gondolja, hogy olyan sok lépésre van szükség az irodai lépések tervezésében, hogy nincs időnk arra, hogy még a kommunikációkat is megfontolhassuk, tényleg egy-két napot kell megtennie ahhoz, hogy olyan stratégiát hozzon létre, amely mind a munkavállalók, mind az ügyfelek figyelmét tiszteletben tartja a közelgő változásokról .
Kezdjük az alkalmazottakkal, mivel a mozgás közvetlenül érinti őket .
A belső kommunikációnak tartalmaznia kell ezeket a kulcsüzeneteket:
- Egyértelmű idővonal: győződjön meg róla, hogy felsorolja a lépés minden kulcsfontosságú lépését, hogy mindenki tudja, mit várhat, és mikor.
- Csomagolási utasítások: Adja meg a személyzetnek az utasításokat arra nézve, hogyan kell csomagolni irodájukat vagy kabinjait a mozgáshoz. Ez magában foglalja a csomagolóanyagokat , a csomagolásért és a határidőkért.
- Haladó értesítés az irodai lezárásokról : a mozgás során előfordulhat, hogy be kell zárnia az irodát, hogy lehetővé tegye az irodai berendezések és bútorok végső csomagolását és mozgatását . Győződjön meg róla, hogy a személyzet tisztában van ezekkel a dátumokkal, és ha és hogyan folytatja az üzlet a mozgás során, és hogyan befolyásolja ez a munkaterv és a munkaterhelés.
- Új irodai terv: A személyzet korán szeretné tudni, hogy mi fog kinézni az új hely, és hogyan fognak létrehozni az irodákat. Vajon még van-e saját terük, vagy most egy szekrényben vagy nyílt alaprajzban lesz? Győződjön meg róla, hogy hozzon létre egy módot arra, hogy tájékoztassa a munkatársakat arról, hogy a munkaterük megváltozhat.
- Az új helyszín, parkolási és ingázási lehetőségek: Adja meg a személyzetnek az új helyre vonatkozó összes információját, hogy előkészíthessék az új helyre történő szállítást.
Miután meghatároztuk az összes kulcsfontosságú üzenetet, meg kell határoznunk, hogyan lehet ezeket az üzeneteket teljesíteni. Az alkalmazott módszert az üzenet típusa határozza meg.
Például az időbélyeg könnyen elérhető a vállalati intraneten keresztül; mivel az irodai bezárások a legalkalmasabbak lehetnek a személyzet találkozóján, hogy a kérdések megválaszolhatók és megválaszolhatók legyenek.
A célok kommunikálása a személyzet számára:
- Intranet: azoknak a vállalatoknak vagy szervezeteknek, amelyeken van intranet, ez általában a legtöbb üzenethez a legjobb platform. Lehetővé teszi a fájlok és információk könnyű frissítését, amely minden alkalmazottat eléri.
- Személyes megbeszélések: függetlenül attól, hogy az üzenet, a személyzet ülései jó helyet jelentenek a bejelentéseknek, és lehetővé teszik a személyzet számára a teljes vitát. A találkozási időt is felhasználhatja, hogy áttekintse az információk közlését, így az alkalmazottak tudják, hogy folyamatosan tájékoztatni fogják őket.
- E-mail: az e-mailek könnyűek, ez nem a legjobb módja az információ továbbításának. Nem akarsz olyan sok e-mailt küldeni, amelyet az emberek nem találnak az információval, amikor szükségük van rá. Ha e-mailt használ, győződjön meg arról, hogy csak azt használja, hogy az emberek tudják, hol szerezhetik meg az információt.
- Gyakori mappák : Ha nincs intranetje, akkor egy közös meghajtó létrehozása a hálózati meghajtón, amelyhez mindenki hozzáférhet, a következő legjobb módja annak, hogy tárolja az információkat, amelyekhez az embereknek hozzáférniük kell.
- Hirdetőtábla: egy olyan fizikai tér, ahol az információkat közzétették, nagyszerű dolog. Nem csak az emberek képesek gyakran ellenőrizni, hanem olyan helyet is biztosít, ahol az emberek összegyűjthetik és megbeszélhetik aggodalmaikat.