A feladatok prioritása

Tehát van mindennek a dolgai, hogy minden nap készen állsz, és a tennivalóid tele van - honnan tudod mit kell tenni az első, a második és a harmadik?

Nagyon sok mindenki úgy érzi, túl sokat kell tennünk, és túl kevés időnk van rá. Gyakran ez az elárasztott érzés abból adódik, hogy képtelenek kiemelni a látszólag sürgető feladatokat. Ha úgy érzed, hogy a tennivalók listája egyre hosszabb ideig növekszik, és nem is tudod, hol kezdjék el, akkor itt kell azonosítani, értékelni és rangsorolni a feladatokat.

1. Készítsen listát

Mielőtt megpróbálná rendezni a kötelezettségeit fontossági sorrendben, szánjon időt arra, hogy átfogó listát készítsen mindazról, amire szüksége van, vagy azt szeretné elérni. Oszd meg a listát a különböző típusú feladatok szakaszaira. Ezek a kategóriák a következők lehetnek:

Napi vagy heti feladatok

Ezek hétköznapi "to-dos" -ok, amelyek személyesek lehetnek ( étkezés-tervezés és élelmiszerbolt vásárlás ) vagy munkával kapcsolatos (heti csapattalálkozó). Ha már követi a napi rutinokat , akkor ismeri ezeket a feladatokat; ha nem, akkor jó ideje létrehozni egyet. Amit tartalmaz, változhat - egyesek nem fogják emlékeztetni magukat az e-mailek ellenőrzésére vagy élelmiszerkészítmények vásárlására, de mások értékelni fogják a strukturált emlékeztetőket bizonyos műveletek végrehajtására bizonyos időpontokban vagy bizonyos napokon.

Feladatok határidőkkel

Ezeket nyilvánvalóan egy meghatározott időpontban kell elvégezni, és előzetesen fel kell készülni. Példák lehetnek egy háromhetes iskolai papírra, vagy olyan félre, amelyet hat hónap múlva tervez.

Ezeket a feladatokat - amelyeket gyakran projekteknek nevezik - később kisebb összetevőkre bonthatók. Például az "írópapírok" lebonthatók a megfelelő könyvek elolvasásával, a jegyzetek szervezésével, a körvonalak készítésével, az első tervezet elkészítésével és így tovább.

Ismétlődő feladatok

Ezek nem fordulnak elő napi vagy heti gyakorisággal, de ezek sem egyszeri projektek.

Az ismétlődő feladatok magukban foglalhatják a fogorvosok kinevezését vagy a negyedéves adókat.

Önmotívált, szükséges feladatok

Ezek olyan feladatok vagy projektek, amelyekről tudjátok, hogy meg kell csinálnod, de senki sem fog tenni. Ritkán, ha valaha van, beépített határidővel rendelkezik. Gondolj a kisvállalati weboldal fejlesztésére, vagy új alapellátást biztosító szolgáltatóra.

Önmotívált, nem szükséges feladatok

Ezek az élvezetesebb tevékenységek, amelyek mindazonáltal hajlamosak a járdára esni, mivel más, nyilvánvalóan szükséges feladatok teszik ki őket. Gondolj olvasásra örömmel vagy hobbiján dolgozva.

Egyszerre feladatok

Ezek a feladatok a tennivalók listáján vagy az elméd hátsó részében lógnak, de általában nem kell hamarosan, soha. Például: festse a radiátorokat.

2. Rendezze a listáját

Miután felsorolta mindent, akkor kitalálhatja, hogy mit kell tenned először és rendezni a menetrendet. (A fizikailag ezt - papírlapon, tervezőn , alkalmazáson, online naptáron vagy más módon - kevésbé fontos, mint ha olyan módszert választasz, amely az Ön számára működik, és amelyet használni fog.) Íme néhány kritérium gondolkodni róla:

Sürgős vagy fontos

Minden feladat négy kategóriába sorolható. Sürgős és fontos feladatokat kell előbb megtenni, a lehető leghamarabb; sürgős, de nem fontos feladatokat lehet felruházni, ha lehetséges, de ha nem, az ütemtervnek elegendő rugalmasságot és több időt kell tartalmaznia ahhoz, hogy befogadja őket, amikor felbukkan; fontos, de nem sürgős feladatokat kell előre tervezni, hogy ne váljanak sürgetővé; a feladatok, amelyek nem fontosak és nem sürgősek, potenciálisan kiküszöbölhetőek, bár ha élvezik őket, akkor meg kell dolgozni az ütemtervükbe, hogy ne szivárogjassanak az igényesebb kötelezettségek.

Értékelje az értéket

Számos módon értékelhet egy feladat értékét. Lehet, hogy más emberek is érintettek-e, és mennyire fontosak ezek az emberek az Ön számára (a főnöke jóváhagyása és az Öntől függő gyermekek jóléte fontosabb, mint például egy olyan idegen csoport véleményei, hogy találkozhasson egy találkozón.) Megadhat nagy értéket is azokhoz a feladatokhoz, amelyeket hosszabb távon fizet ki, vagy egyszerűen csak jutalmazást kapsz.

Az egyik hivatkozás, amelyet akkor valószínűleg előfordul, amikor a feladatok rangsorolásáról olvashat, a 80-20-as szabály vagy a Pareto alapelv, amely szerint a hatások 80% -a származik az okok 20% -ából. Ez talán igaz, vagy nem feltétlenül igaz az Ön számára, de ez jó emlékeztető arra, hogy azonosítsa, hogy valójában mennyi időt töltesz, és melyik erőfeszítéseidet fizeti ki.

Időzítés és rugalmasság

A működő ütemezés lehetővé teszi a változásokat, és felismeri az időbeli korlátokat. Légy valóságos, amikor a napjaid prioritása és tervezése. Ha kétségei vannak, akkor túlbecsülni kell az adott feladathoz szükséges időt.

Ha két feladat egyidejűleg esedékes, akkor annak kiválasztása, hogy melyik kezdetre van szüksége, attól függ, hogyan működik a legjobban. Vannak, akik jobban szeretik az egyszerűbb feladatot az útból, hogy összpontosítsanak az összetettebbre; mások nyugodtnak érzik magukat, ha először a keményebb feladatot kezdenek, és csak részben vagy egészben végezhetik el, mielőtt továbblépnének. Ne feledje, hogy nem kell egy feladatot vagy projektet átvenni a kezdetektől a befejezésig, mielőtt továbblépne - hacsak természetesen nem találja a munkát, így növeli a termelékenységet.

Korlátozza mindennapi feladatait három legfeljebb háromra. A nap olyan kisebb feladatokat is tartalmazhat, amelyek rutinszerűbbek, kevésbé jelentősek vagy sürgősek, de a nagyobb feladatokra való feltöltés valószínűleg stresszhez és csalódáshoz vezet.

Ne felejtsük el, hogy a prioritások megváltozhatnak - ha a főnöke szükséged van rá, hogy csinálj valamit most, akkor az első első prioritása valószínűleg másodpercre ütközik. Ez annál több oka annak, hogy több időt töltsön be a menetrendbe, hogy rugalmas legyen.

3. Kötegelt feladatok

Az adagolási feladatok az egyik leghatékonyabb és leghatékonyabb módja annak, hogy ezeket az átkozott, mindent a napi feladatokat elvégezzék. Az adagolás egyszerűen azt jelenti, hogy újra és újra ugyanazt a feladatot végzi, mielőtt valami másra váltana. Az első lépés azon feladatok azonosítása, amelyeket újra és újra elvégez, és hozzon létre egy egyszerű munkafolyamatot. Ezután e feladatokkal egyszerre kezelheti ezeket a feladatokat.

Az adagoláshoz olyan hasonló feladatok elvégzése szükséges, amelyek hasonló erőforrásokat igényelnek a "tételekben" a hatékonyság és a termelékenység növelése érdekében.

• Fizessen minden számládat egyszerre
• Nyissa meg az összes leveleit hetente egyszer, és cselekedjen, ne hagyja, hogy összecsomagoljon minden nap, és soha nem jut hozzá

Az adagolás lehetővé teszi, hogy egy olyan horonyba kerüljön, amely ugyanazt a feladatot újra és újra végrehajtja, így nem kell időt kímélnie az utasítások feltárására, vagy arra, hogy mit kell tennie.

4. Tegye fel a feladatokat

Miután felsorolta összes feladatát, és a legfontosabbtól a legkevesebbig rendezte őket, világossá válik, hogy mely feladatok vannak a lista alján. Ezeket néha másra is átruházhatják, de ha ez nem lehetséges, el kell döntenie, hogy időbeállítja-e őket, vagy megszünteti-e őket.

Lehetnek olyan feladatok a listáján, amelyeket nem kell megtennie, vagy csak akarsz, de úgy érezte, hogy nyomást gyakorol egy bizonyos pontra (menjen az edzőterembe, vegyen részt egy könyvklubban). Ezek teljes egészében kiküszöbölhetők.

Végül lehet, hogy egyszerűen túl sokat kell tennie - ha nem tud mindent megteszni, értékelje a munkaterhelését annak meghatározása érdekében, hogy szükséged van-e még egy újabb gyakorlatra a rangsoroláshoz, vagy hogy meg kell-e mondani valakinek, aki már nem folytathat bizonyos feladatot.